Kantoorklachtenregeling
AKDP Advocaten doet haar uiterste best om u zo goed mogelijk van dienst te zijn. Mocht u onverhoopt ontevreden te zijn over het werk dat een advocaat van AKDP Advocaten heeft uitgevoerd verzoeken wij u uw klacht direct aan AKDP Advocaten kenbaar te maken. Overeenkomstig de procedure zoals vastgelegd in de hierna direct volgende Kantoorklachtenregeling zal AKDP advocaten uw klacht in behandeling nemen en ernaar streven uw klacht binnen een redelijke termijn naar uw tevredenheid op te lossen.
Kantoorklachtenregeling van AKDP Advocaten
Gebaseerd op artikel 6.28 van de Verordening op de advocatuur
Artikel 1 – begripsbepalingen
In deze kantoorklachtenregeling wordt verstaan onder:
de advocaat/advocate : hij/zij die werkzaam is als advocaat/advocate bij het samenwerkingsverband AKDP Advocaten;
klacht: iedere schriftelijke uiting van ongenoegen van of namens de cliënt jegens de advocaat of de onder diens verantwoordelijkheid werkzame personen over de totstandkoming en de uitvoering van een overeenkomst van opdracht, de kwaliteit van de dienstverlening of de hoogte van de declaratie, niet zijnde een klacht als bedoeld in paragraaf 4 van de Advocatenwet;
klager: de cliënt/cliënte of diens/haar vertegenwoordiger die een klacht kenbaar maakt;
klachtenfunctionaris: de advocaat – Boris den Hartog – die is belast met de afhandeling van de klacht;
Artikel 2 – toepassingsbereik
Deze kantoorklachtenregeling is van toepassing op iedere overeenkomst van opdracht tussen de advocaat/advocate en de cliënt(e).
Iedere advocaat/advocate van AKDP Advocaten draagt zorg voor klachtafhandeling conform de kantoorklachtenregeling.
Artikel 3 – doelstellingen
Deze kantoorklachtenregeling heeft tot doel:
de verbetering van de kwaliteit van de dienstverlening met behulp van klachtbehandeling en klachtanalyse;
het vastleggen van een procedure om klachten van cliënten binnen een redelijke termijn op een constructieve wijze af te handelen;
het vastleggen en analyseren en voorkomen van klachten van cliënten in de toekomst;
behoud en verbetering van bestaande relaties door middel van goede klachtenbehandeling;
.
Artikel 4 – informatie bij aanvang dienstverlening
Deze kantoorklachtenregeling is openbaar gemaakt middels de website van AKDP Advocaten. De advocaat/advocate wijst de cliënt(e) voor het aangaan van de overeenkomst dat het kantoor een kantoorklachtenregeling hanteert en dat deze van toepassing is op de dienstverlening.
De advocaat heeft in de overeenkomst van opdracht, door middel van de algemene voorwaarden, opgenomen bij welke onafhankelijke partij of instantie een klacht die na behandeling niet is opgelost kan worden voorgelegd ter verkrijging van een bindende uitspraak en heeft dit bij de opdrachtbevestiging kenbaar gemaakt.
Klachten als bedoeld in artikel 1 van deze kantoorklachtenregeling die na behandeling niet zijn opgelost worden voorgelegd aan de rechtbank Amsterdam.
Artikel 5 – interne klachtprocedure
Indien een cliënt het kantoor benadert met een klacht, dan wordt de klacht doorgeleid naar de klachtenfunctionaris.
De klachtenfunctionaris stelt degene over wie is geklaagd in kennis van het indienen van de klacht en stelt de klager en degene over wie is geklaagd in de gelegenheid een toelichting te geven op de klacht.
Degene over wie is geklaagd tracht samen met de cliënt tot een oplossing te komen al dan niet na tussenkomst van de klachtenfunctionaris.
De klachtenfunctionaris handelt de klacht af binnen zes weken na ontvangst van de klacht of doet met opgave van redenen mededeling aan de klager over afwijking van deze termijn met vermelding van de termijn waarbinnen wel een oordeel over de klacht wordt gegeven.
De klachtenfunctionaris stelt de klager en degene over wie is geklaagd schriftelijk op de hoogte van het oordeel over de gegrondheid van de klacht, al dan niet vergezeld van aanbevelingen.
Indien de klacht naar tevredenheid is afgehandeld, ondertekenen de klager, de klachtenfunctionaris en degene over wie is geklaagd het oordeel over de gegrondheid van de klacht.
Artikel 6 – geheimhouding
De klachtenfunctionaris en degene over wie is geklaagd nemen bij de klachtbehandeling geheimhouding in acht.
Artikel 7 – verantwoordelijkheden
De klachtenfunctionaris is verantwoordelijk voor de tijdige afhandeling van de klacht.
Degene over wie is geklaagd houdt de klachtenfunctionaris op de hoogte over eventueel contact en een mogelijke oplossing.
De klachtenfunctionaris houdt de klager op de hoogte over de afhandeling van de klacht.
De klachtenfunctionaris houdt het klachtdossier bij.
Artikel 8 – klachtregistratie
De klachtenfunctionaris registreert de klacht met daarbij het klachtonderwerp.
Een klacht kan in meerdere onderwerpen worden ingedeeld.
De klachtenfunctionaris brengt periodiek intern verslag uit over de afhandeling van de klachten en doet aanbevelingen ter voorkoming van nieuwe klachten, alsmede ter verbetering van procedures.
Minimaal eenmaal per jaar wordt de verslagen en de aanbevelingen op het kantoor besproken en ter besluitvorming voorgelegd.
Artikel 9 – kosteloze klachtbehandeling
Vanwege de behandeling van een klacht is de klager geen vergoeding verschuldigd aan AKDP Advocaten.